最新档案学论文字【经典5篇】

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非现行期

现行价值

凭证价值

历史研究价值

(形成使用文件部门)

(文件中心或档案室)

(历史档案馆)

二、档案的定义、种类及价值

《清太宗文皇帝实录》在崇德三年（公元1638年）正月甲午日的记载 “他物皆记档案，独金数未经登记”（王金玉，王永.档案词源新证.中国档案）

杨宾的《柳边纪略》(1707年)说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木牌故也，存贮年久者曰档案，曰档子，积累多，皮条挂壁若档故了。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子，档子矣。”

“档案”一词显然并没有一个不可更动而必须优先采用的、最终的、最完备的定义，它的定义可以在不同的国家作不同的修改，以适应不同的需要。

－－（美）谢伦伯格

档案，是在执行法律和处理事务中制成或收到的因具有永久价值而保存起来的文件的有机体，包括文稿、簿册、地国、录音带和其他文献材料在内。

－－《美国大百科全书》任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案

－－法兰西共和国档案法

本法所指的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录

－－中华人民共和国档案法

（一）定义

档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。

档案是各种机关组织和个人在其特定的社会活动中形成的档案是保存备查的历史文件-档案的形式是多种多样的档案是原始的历史记录-档案是保存备查的历史文件：

使用完毕或办理完毕的文件才能作为档案

具有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存按照一定规律保存起来的文件才能最后成为档案注意：资料与档案的区别

一般说来，凡是对人们研究、解决某一问题有一定价值的所有相关信息均可称为资料，而无论其具体是什么，文书、档案、图书、报刊、文章、录音录像乃至文物等，只要对于人们研究解决某一问题有信息支持价值，都可看成是资料。档案可以被看作资料，但资料不能作为档案看待并使用。

（二）档案的种类、纸质档案、非纸质档案

2、文书档案、科技档案与专门档案

文书档案

科技档案.工程档案：竣工图

专门档案：人事档案

3、历史档案（旧政权档案、革命历史档案）

与现行档案奏折

旧政权档案

革命历史档案

（三）档案的基本价值案例：

东京巨额遗产案追踪

赵欣伯

赵碧琰

赵宗阳（赵重光）

《第三帝国的兴亡－－纳粹德国史》

美国记者威廉.夏伊勒

凭证价值

参考价值

问题：

档案真实性指什么：档案是真实的历史记录？档案内容的真实？

档案内容的真实等于记录形成者观点的正确？

汪伪档案中的罪恶一页

第二节文书工作与档案工作

注意：

文书学与档案管理学的传统理论认为：以归档为界，归档以前是文书处理工作，归档以后便开始了机关档案管理工作。

一、文书工作

文书工作，也称文书处理工作，是指文书的形成、处理和管理等一系列互相衔接的程序和手续。

文书处理主要内容

文书的制作形成（拟稿、审核、签发、复核、缮印、校对、盖章等）文书的传递（收发、登记、分发、传送等）

文书的办理（拟办、批办、承办、催办、查办等）文书的管理（保管、保密等）文书的整理归档或销毁

文书工作机构及其组织形式集中形式

除承办外，其他环节集中由办公厅（室）统一处理。分散形式

由办公室（厅）和各业务单位的文书部门或专职、兼职的文书人员来分工负责。

二、档案工作

通常所说的档案工作，是指档案室和档案馆所从事的档案业务工作，即用科学的原则和方法管理档案。

档案管理工作从理论上划分为两个基本方面：

实体管理

档案内容信息的开发利用

档案工作基本内容包括以下八项：

档案的接收和征集

档案的整理

档案价值鉴定

档案保管

档案编目与检索

档案编辑与研究

档案利用服务

档案统计

简称收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作。

档案工作机构

档案实体管理机构：

（1）档案室、档案信息中心

（2）档案馆

（3）文件中心

（4）档案寄存中心

（5）档案事务所档案行政管理机构

如:档案局

组织内档案工作机构的组织形式:分立型、综合型。

三、文档一体化系统文档一体化，就是从文件和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。

课程内容：文书处理工作文件整理归档工作档案整理工作档案保管工作档案检索工作档案开发利用工作

声像档案的管理电子档案的管理

参考书籍：

赵映诚：文书工作与档案管理.高等教育出版社

陈祖芬：职业秘书资料与档案管理教程.清华大学出版社靳古隆：机关文书与档案管理模拟训练.陕西旅游出版社陈琳：档案管理技能训练.机械工业出版社

孙淑扬、邱晓威：档案计算机管理教程.中国人民大学出版社刘家真：电子文件管理理论与实践.科学出版社

第一章文书处理工作

文书处理工作，是指文书的形成、处理和管理等一系列互相衔接的程序和手续。

登记

收文登记簿

填写文件处理单

宏远电机股份公司公文处理单

交办公室主任拟办

宏远电机股份公司公文处理单

交王总批示

宏远电机股份公司公文处理单

将通知交信息中心李主任，请他负责办理（承办）。5月10前催办一次

李主任会议后填好办理结果、日期和其他有关内容，和文件一起送回陈秘书归档整理

取回后送机要室盖章填写发文登记簿

发文登记簿

一、文书处理工作主要程序

收文程序：签收、登记、拟办、批办、承办、传阅、催办、查办、整理归档等程序。

发文程序：草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发、整理归档等程序。

第二节文书处理具体程序简介

一、签收

秘书在送来的《文书投递单》或《送文登记簿》上签字，需要认真核对和清点。

二、登记

文件登记是机关管理与保护文件的一种工具，用它记录文件的收进、发出和运转情况，统计文件的数量和检查文件的处理周期。

收文和发文一般应分别进行登记，密件和平件应分开登记。

登记的形式有簿式、卡片式和联单式。簿式登记易于保存，是一种普遍使用的登记形式。

三、分发与传阅

分发是指文书工作人员将文件分送给有关领导人、有关部门或承办人员。

传阅指单份或份数不多的文件，需要经许多位领导人和部门阅知与处理时，由文书工作人员组织先后在他们中间传递和阅读工作

分发给本机关领导人和各部门的文件，均应履行签收手续。

注意：

传阅工作应以负责组织传阅的文书工作人员为中心点，各个阅文对象收退文件均应直接与组织传阅的文书人员联系，以利保密和安全。

传阅工作必须建立登记手续，阅文人应在阅读文件后签全名和签注时间。

四、拟办与批办

拟办是部门或承办人对于某份文件准备如何办理所提出的初步意见，以供机关领导人或有关负责人审核定夺。

拟办的意见，相当于一种请求或建议。案例：拟办者

“来文内容违背ⅹⅹ文件精神，不宜批准。刘 ⅹ ⅹ，ⅹ年ⅹ月ⅹ日” “此件提法不妥，建议慎重处理。王 ⅹ ⅹ，ⅹ年ⅹ月ⅹ日。”

“该件反映问题不清楚，也不全面，不宜做明确批示。建议领导实地调研一次，或请ⅹ ⅹ处再了解一下。刘 ⅹ ⅹ，ⅹ年ⅹ月ⅹ日。” 程序性拟办与实质性拟办

“请ⅹ ⅹ 同志阅。张ⅹ ⅹ，ⅹ年ⅹ月ⅹ日。”

“该件反映问题不清楚，也不全面，不宜做明确批示。建议领导实地调研一次，或请ⅹ ⅹ处再了解一下。刘 ⅹ ⅹ，ⅹ年ⅹ月ⅹ日。”

拟办多由具体的承办人、秘书部门负责人、业务部门的负责人承担。

拟办的意见应写在“文书处理单”上。

批办是机关领导人或部门负责人，就某份文件应如何处理，对有关承办部门或承办人所作出的批示意见。

批办意见宜写在“文书处理单”上。

批办这一程序，在次序安排上有两种：

一是先批办后交承办人承办

一是先由承办人拟办，然后批办

五、催办、查办

文件的催办、查办工作指的是对于需要办复的文件，根据缓急情况和承办时限的要求，适时对承办工作进行督促检查，以防止积压和延误。

六、发文审核与签发

审核（核稿）是由秘书部门负责人或单位领导人对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发作好准备。

审核是文书处理的关键环节之一，也叫做“把口”或“把关”。

（一）审核要做到“六查”：

1.查是否需要行文，以什么名义行文，是否符合行文规则要求；注意：行文制度的基本规则

分清隶属关系，领导与被领导关系。

党、政、工、青、妇等不同系统机关之间，无论级别如何悬殊，都是不相隶属关系。

行文关系，是发文机关与收文机关之间依据组织辖属和职权范围而形成的关系。

根据系统和级别两个因素可以把社会各机关间形形色色的行文关系归结为三类：

隶属：领导与被领导，指导与被指导，决定因素就是同一系统的不同级别。平级：同一系统相同级别；不同系统的相同级别。不相隶属：不同系统的不同级别机关之间的关系。

党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文；

其他部门和单位，不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。

需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。

党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的机关部门行文。

党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文

案例中地委统战部该怎样行文才是合适的，才能实现目的？

一是向地委请求以地委或地委办公室名义向各县（市）委发文并起草代拟稿；

二是地委统战部行文指示各县（市）委统战部提出贯彻落实意见报县（市）委批准。

一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

上行文行文方式：

行文方式，是将文书运行到终极收文机关的方式。

逐级行文-

越级行文

多级行文

《关于将我市列入全国“优化资本结构”试点城市的请示》（德阳市政府向四川省政府行文，请求报转国务院审批）

下列几种特殊必要情况下，才可超级向上行文：

由于情况特殊紧急，逐级上报会延误时机造成损失的问题；上级机关交办的并指定越级直接上报的事项；对直接上级机关进行检举、控告的问题；

直接上下级机关之间有争议而无法解决的事项；需要直接询问、联系的极个别的具体问题等。

涉及多个部门职权范围之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当应当责令其纠正或者撤销。

同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。

同级党的机关、同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；

政府及其部门与同级党委或军队机关及其部门可以联合行文；

政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位、公司也可以联合行文。

向上级机关行文，原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

“请示”应一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

2.查文稿内容与法律、法规和政策及上级政府的有关规定是否一致，与平行机关和本部门的已有的规定是否矛盾；

3.查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签；

如：撞车与顶牛

4.查要求和措施是否明确具体，切实可行；

5.查文字表达是否准确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范； 6.查公文格式是否符合规定。

注意：

“收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘书部门应当进行审核。”

－－《行政机关公文处理办法》

签发指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。

一般由主要领导人或具体分管的副职领导人签发，也可由秘书长、办公厅（室）或部门负责人签发。

联合发文或内容涉及其他部门的公文，要实行会签。

签发时应在发文稿纸的签发一栏写明意见，签署姓名、日期。

签发人对文稿的内容和行政效力负责。

七、其它

复核、缮印、校对、用印、留注、整理归档等。

一、归档文件的整理与归档

归档文件的整理与归档是文书工作的最后一个环节。

归档文件的整理是指将处理完毕、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“卷”或以“件”为单位进行整理使之有序化的过程。

立卷整理

按“件”整理

归档，狭义的概念指文书部门将系统整理好的文件（案卷或案盒）定期移交给本单位档案室，以便集中保管。

在我国归档工作已成为一项制度，即通常所说的“归档制度”。

注意：

文书学与档案管理学的传统理论认为：以归档为界，归档以前是文书处理工作，归档以后便开始了机关档案管理工作。、文件整理归档的范围

1、一般情况下整理归档文件范围

注意：是否与本单位工作有关；是否有保存价值。上级来文

本单位形成的各种文件

下级报送的文件

其它文件（不相隶属单位、平级单位等来文）

2、不归档的文件范围

未定稿的文件和一般性文件的历次修改稿

上级任免、奖惩非本单位工作人员的文件，普发供参阅、不办理的文件无查考利用价值的事务性、临时性文件来访者的介绍信

非隶属单位发来的不需要办理的文件重份文件

无特殊保存价值的信封

等

3、不同系统、不同单位应根据自身情况制定本单位的“文件归档范围”、“文件保存期限表”或“文件废弃规定”

注意：

确定文书整理归档的范围，应以国家档案局2006年12月18日，第8号令发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》-（1987年12月颁发的《关于机关档案保管期限的规定和》《机关文件材料归档和不归档的范围》已废止）的基本思想为指导，结合本机关形成档案的实际情况来确定。

三、归档文件整理的步骤和方法

（一）编制分类方案类目

分类方案是文件整理归档的计划，是根据组织工作活动的规律，在研究组织的工作性质、职权范围、内部组织机构及分工情况的基础上，预测每年可能形成的文件，按照文件整理的原则拟制出来的归档文件的类别和条目。

档案分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间和内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。

注意：每年形成的文件材料只能组合成 10 个左右案卷的小单位 , 也可以不分类。

1、基本分类方法(分类的单一标准)。

现行机关常用的档案分类方法(分类的标准)

(1)分类法

判定下述文件应分别归入哪一立卷。

注意：跨文件的立卷归属年新的规定

跨一般应以文件签发日期为准。

对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同的文件，统一按文件签发日期判定所属。跨形成的会议文件归入闭幕年。跨办理的文件归入办结年。

当形成无法考证时，为其归档，并在附注项加以说明。

p96旧的规定

①一般文件放在写成年来立卷。如果是年终写成，在第二年初批准、通过和发出的，则可放在批准和通过的立卷。②对计划、总结、报表、预算、决算一类文件，由于它们的时间针对性很强，一般要放在针对来立卷。跨的或多年的计划，如五年计划、三年计划等，放在开始的立卷；跨或多年的总结，则放在最后的立卷。

③经过跨处理完毕的文件或案件，可放在办毕或结案的一年立卷。如第一年末来文到第二年年初才办完的，可以放在第二立卷。

④跨的请示与批复，放在复文年立卷，没有复文的放在请示年立卷。

⑤为某项工作或某次会议收集的有关文件材料，不按文件原来的写成或内容针对，而应放在使用的立卷。即作为附件、参考材料或会议印发的学习资料，应考虑与该项工作或该次会议的文件一起立卷。

⑥跨三年以上的工作、工程建设等形成的文件，如数量不多，可把从开始到结束的文件材料立在一起。数量大的，也可以分开立卷，但全部材料一般应集中在一起保管。

⑦转发或批转的文件，应按转发时间立卷；被批转的文件原件，在原件作者单位仍按原来文件的写成立卷。

⑧因工作需要临时设立的机构，存在时间不长，文件又比较少，工作虽跨，也可不分立卷，放在工作结束或工作活动的主要立卷。2)组织机构分类法

它是按机关内部的组织机构对档案分类。一个机关内部的每一个组织机构名称，就是档案的一个类名。

适用于：

内部组织机构比较稳定、分工明确的机关。

主要用于对文书档案的分类。

注意：

①类别的顺序

如：按先党、工、团后行政，先综合性办公部门后专业部门，先主要部门后次要部门的方法排序。

②对跟几个机构都有关的文件材料确定归类范围。(3)问题分类法

它指按照档案(文件材料)内容所说明的问题(事由、主题)进行分类。

一般是参照内部机构的不同职能按问题分类。

若档案数量不太多 , 职能相近的内部机构的档案(文件材料)可合并为一类问题。

若档案数量太多，可在各类下仍按问题设置属类。

适用于：

机构小，内部机构只有简单分工，各机构的职责范围界限划分不太清楚，工作常有交叉；

一些大中型机关的内部机构不稳定，变动频繁且较大。

主要用于对文书档案的分类。

（4）型号分类法，即按产品或设备的各类与型号来划分单位的产品档案或设备档案的类目。（5）课题分类法，即按独立的研究课题（或称专题）来划分科研档案的类目。（6）工程项目分类法，即按独立的基建工程来划分基建档案的类目。

（7）专业性质分类法，即按档案内容所涉及和反映的专业性质来划分档案的类目。（8）档案形式分类法，即按档案文件的外形、名称及制作载体等来划分档案的类目。2.复式分类法

一般机关大多采用复式分类法。复式分类法，指把两种以上基本分类法结合起来的分类方法。

《机关档案工作业务建设规范》第四条规定：“分类一般采用一组织机构（问题）进行分类。”

（1）－组织机构分类法

1985年党办

纪检委??

l986年党办

纪检委??

??????

若各部门内档案数量大，可按组织机构或问题设置三级类目，多数机关采用“－机构－问题”复式分类法。

(2)一问题分类法

3.结合保管期限的分类方法

文书档案，按照结合保管期限的复式分类方法进行分类。

“期限－”分类法

1985年

永久

1986年

长期

1986年

1985年

短期

1986年

“－期限－机构（或问题）”分类法 “期限－－机构（问题）”分类法

（二）初步整理即平时整理。

（三）系统整理立卷

按“件”整理

（四）归档

第二节

文书立卷的原则与方法

一、立卷的概念

立卷，是指将已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。

案卷，也称卷宗，是经过系统整理的具有共同特征、紧密联系的若干文件材料的组合体

立卷所组成的案卷是传统文书档案管理的基本保管单位和统计单位

凡是需要立卷的文件，必须按照文件在自然形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。

二、文书立卷的原则

文书立卷必须遵循的原则是：保持文件之间的历史联系便于保管和利用区分保存价值

(一)保持文件材料之间的有机联系

文件材料在内容特征方面的联系

文件材料在责任者或形成者特征方面的联系

文件材料在时间特征方面的联系

文件材料在文种、载体等形式特征方面的联系

文件材料的地区特征方面的联系

文件材料的通讯者特征方面的联系

(二)便于保管和利用

分类整理文件材料进行立卷

案卷厚薄适度。最薄的案卷不宜少于 20 页 , 最厚的案卷不宜多于 200 页。使用“互见法”

针对文件材料的特点立成“活卷”或“死卷”

（三）应当区分文件材料的保存价值

根据国家档案局1987年12月4日颁发的关于文书档案保管期限的规定，案卷应划分为永久、长期（16－50年）和短期（15年以下）保存三种保管期限。文书档案保管期限表(1987年）

7、本机关召开会议的文件材料

7.1本机关召开的工作会议和重要的专业会议文件材料

7.1.1通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料永久 7.1.2典型材料、代表发言、简报长期 7.1.3小组会议记录、参考材料短期

2006年新规定为永久和定期。定期为30年和10年。

永久保管的文书档案主要包括：

（一）本机关制定的法规政策性文件材料；

（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（六）本机关机构房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

保存时间的计算方法，一般是从文件产生后的第二年起计算，有些特殊文件和专门文件可以从其失效、结案后算起。

机关形成的人事、基建、会计及其他专门档案保管期限，国家另有规定。

各机关在使用国家档案局制定的《文书档案保管期限表》时，不可机械套用，应当结合本机关的实际情况，编制出本机关或本系统的档案保管期限表，经本机关领导人审查批准后执行，并报同级档案行政管理部门备案。

三、文书立卷的方法

1、根据文件的特征立卷。

根据文件本身的特征组合案卷是公文立卷的主要方法。

“六个特征”立卷法

问题特征、时间特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯者特征。

将文件按这六个特征进行组卷，称为“六个特征”立卷法

（1）按问题特征立卷

①海滨市教委关于加强学生思想工作的指示；

②育才学校关于当前学生思想状况的调查报告；

③育才学校关于加强学生思想工作的决定。

共同特征：同一个问题 “关于学生思想工作”。

案卷的标题：《海滨市教委、育才学校关于学生思想工作的指示、调查报告、决定》。

问题特征是指文件材料的内容所反映的问题、事物、事件、人物、工作性质等具有的共同特点。

关于处理某某贪污盗窃案件的文件材料

关于某工厂扩建购买设备问题的文件材料。

某大学关于评定老师业务职称问题的文件材料。

关于统战工作的文件材料

思考：

按问题特征立卷，在立卷工作中已经成为一种常用的、主要的立卷方法。有人主张立一事一卷的“小卷”。为什么在机关的实际立卷工作中，按问题特征立成的案卷占多数呢？

一是方便查调档案。

二是按问题特征立卷有很大的灵活性。举例：

关于中小学教育问题的文件

市人民政府的文教办公室

立一个关于中小学教育问题的文件案卷。

市教育局

分立成人事调配、教学情况、学生思想教育、财务管理、勤工俭学活动等若干案卷（2）按时间特征立卷。

时间特征是指文件形成的时间和文件内容所针对的时间。

现行机关的公文立卷，一般都是分开进行的，所立成的案卷也可以说都具有文件形成的特征。

按时间特征立卷，要正确划分文件的所属，这是立卷前需要解决的问题。

（3）按名称特征立卷。

《××地区九县(市)档案局工作计划》

文件按名称特征立卷，就是把相同文种名称的文件组合在一起进行立卷的方法。

人们通常将工作计划、总结报告、工作简报、会议记录、合同、统计报表等文件材料按名称特征立卷。

名称特征立卷的灵活运用

①在文件数量不多时，人们通常将名称相近和保存价值相近的文件合并立卷。

比如决定和决议，条例、办法和章则，指示、意见和带有指示性质的通知，计划、安排、工作要点和规划，报告、总结与工作情况等，可以合并立卷。

②有的文件名称使用范围很广，有些文件虽然名称相同，但实际性质又有年所不同。

如，“通知”这一文种，既有政策性、指示性通知，又有一般事务性通知，它们的性质和作用不同，保存价值也不同，不宜合并在一起立卷。

（4）按作者特征立卷。

按作者特征立卷，就是将反映同一作者制发的文件组合在一起立卷的方法。《新港市工业局党委关于党风廉政责任制、干部考评的意见、实施细则》

注意

作者特征的灵活运用:

收文按上级机关

非隶属的有关机关

下级机关、平级机关等

文件作者类型分别立卷

（5）按地区特征立卷

按地区特征立卷就是将内容涉及同一地区的文件组合在一起进行立卷的方法。

（6）按通讯者特征立卷

通讯者特征是指文件的收发或问答双方。

按通讯者特征立卷，就是将针对一个或几个问题双方机关的总的往来的文件，组合在一起进行立卷的方法。

如：《××区教育委员会关于招生工作与市教育委员会的往来文件》

《铁路局关于水陆联运问题与长航局的往来文件》

不能将通讯者特征与作者特征混合使用，二者有所不同。

2、“六个特征”在组卷时的灵活运用

在一个案卷之内结合使用两个、三个甚至四个特征立卷，是比较科学的可行办法。例如：

《中共××区委组织部1995年关于干部任免的通知》

这个案卷，就具有作者、时间、问题、文种四个特征。问题特征是主要的，其他三个特征是结合使用的。

结合运用责任者和问题特征立卷

结合运用责任者、时间、问题特征立卷

结合运用责任者、时间、问题、文种特征立卷《中央电大2000年教师职称评定和聘任审批表》

《新港市第一机床厂2001年新产品研制的计划、总结、报告》

《新港市工业局关于整顿企业的计划、报告、通知、规定》

结合运用责任者、问题、文种特征立卷

结合运用通讯者、问题特征立卷

《 ××大学与××工厂关于新产品开发的往来文件》。

《××省劳动局关于劳动力调配的报告》

在机关的实际立卷工作中，对“六个特征”的使用频率也是不相同、不平衡的。问题、作者、名称三个特征比较常用，而地区、通讯者特征使用不多。

3、根据文件类型组卷

是针对文件材料的类型特点，采用的相应的组合案卷的方法

会议文件

多的一会数卷

少的一会一卷

如：《某市轻工局1993年轻工科技工作会议文件》

例行会议文件材料，分会议种类组成数卷，其中会议记录一本一卷。

如：《中共某县委常委会议记录》

统计报表、预（决）算、名册、凭证，党、团、工会、人事劳动部门开出的通知书、介绍信及其存根等材料，一般按同一名称、格式组成一卷或数卷。

如：《某县工业系统专业技术人员花名册》

《某市1990年财政收支情况统计报表》

工作计划、总结等文件，一般按时间、问题、文种等特征组卷

如：《某局1990的年工作计划》

非诉讼案件（纪检监察案件）材料。一个案件可组合成一卷；多的可分保管期限组成几卷，少的可同类案件合并组卷。

如：《某贪污案件材料》

人民来简报、刊物。可按名称数期组成一卷或一期组成一卷。

科研、生产、建设等管理工作中形成的图表和说明材料。可一个项目或一个项目不同阶段的材料组成一卷或数卷。

专业机关（单位）专业文件材料。如税务机关的税收征管文件材料、房地产部门的房地产文件材料可按针对的对象将文件材料组成一卷或数卷。如一个单位、一幢房子的文件材料分别组成一卷或数卷

4、适当照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限。

信来访材料。可按反映的问题或作者或处理形式组卷。注意：

立卷工作的承担者、组织形式和时间注意一：立卷归档的承担者

国家规定由文书部门立卷归档。采用分散立卷形式的单位，由文书部门和业务部门立卷归档。组织形式：

集中立卷形式；分散立卷形式；集中与分散相结合形式

注意二：文书立卷的分工

分清文书立卷的范围，还要明确文书立卷的分工。

一般来说来，应该立卷归档的文件材料，应以本机关、本部门为主。原则上以什么名义发的文件就放在哪里立卷，是哪个部门承办或主办的文件，就放在哪里立卷。一般作如下处理：

（1）党委讨论决定而以机关行政名义制发的文件，划归行政办公室。（2）业务部门起草而以机关行政名义制发的文件，划归业务部门。（3）几个部门联合签署的发文，划归主办部门。（4）综合性会议的文件材料 , 划归机关办公室。

（5）以机关名义召开的专业性会议文件材料 , 划归承办业务部门。

（6）上下级党政机关、单位发来的文件 , 划归承办的办公室或业务部门。（7）上下级机关、单位业务部门之间往来的文件 , 划归对口的业务部门。

注意三：立卷归档的时间

文书档案的文件材料的立卷时间在年终,即在第二年初将上一年的文件材料立卷。

文书档案的归档时间在第二年上半年,即6月底以前将案卷移交给档案室。

其它门类档案的文件材料的立卷归档时间另有规定。

第三节文书立卷的准备工作（平时整理）

文书立卷工作不能等到一年终了才开始动手，而应该在当年工作进行的过程中，随时为立卷做好必要的准备。事先编制好立卷类目；做好平时归卷工作。

一、编制立卷类目（归卷类目）

立卷类目也称归卷类目、案卷类目。

立卷类目，是指机关文书部门在一年的实际文件没有形成以前，根据本机关工作活动的规律，预测该年可能形成的文件，按照立卷的原则要求和方法，事先拟制出来的归卷条目。

机关文书处理部门应当在上年未，本年初拟制或修订本机关的立卷类目。

作用：

立卷类目是平时收集、鉴定、分类整理、组合文件材料进行立卷的工具。立卷类目是查找利用归卷文件材料的工具。

（一）立卷类目的构成立卷类目，由类、目、号三部分组成。

（二）编制立卷类目的方法、要求

1、设类

立卷类目的类(属类)应当跟本机关全宗内档案分类方案的类(属类)一致。

2、拟写条目

立卷类目的条目是预先拟写的在新可能形成的案卷标题。

注意：

比较准确的预计新的一年可能形成的案卷(文件材料的组合), 是拟写好条目的首要问题。

3.编号

编号指对划分出来的类(属类)和各类(属类)内的条目进行系统排列，然后选择使用一种编号方法编定顺序号。

条款的顺序号又称为文书处理号。编号目的：

便于固定类目的顺序以及卷宗的放置秩序；

便于采用“对号入座”的方法将文件材料归入卷宗。

二、文件材料的平时归卷

平时归卷，是指机关的文书立卷人员依据已经的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归入卷内。

（一）平时归卷的方法、要求

1.准备平时归卷使用的卷宗和文件柜

（1）卷宗的准备

①卷宗的数量应比归卷类目中条目的数量稍多一些。

②标注卷宗的封面和背脊的标签

卷宗封面标签

保管期限：

类：

条目：

③在每个卷宗里放入一张或几张文件目录。

文件目录(2)文件柜的准备

文件柜的数量,应当根据每年形成案卷的数量多少来确定。一个五层文件柜,大约可排列存放 200－300 个文件盒。一般机关准备一个五层文件柜就够用了。

(3)将卷宗排列放置在文件柜里

文件柜各层标签

层号：

保管期限：

类：

.将处理完文件材料归入卷宗

平常对各部门返回的每份文件材料的内容和形式特征随时进行分析,依据归卷类目，采用“对号入座” 的方法将文件材料归入对应的卷宗里。

(l)对照归卷类目及档案保管期限表，鉴定每份文件材料。文件材料若没有保存价值,可以放入“不应归档的文件材料”的文件盒里。

(2)对照归卷类目，分析每篇文件材料应当归入哪一个类及其属类和条目，明确该条目的编号(文书处理号或归卷号)。

(3)找出该条目的卷宗，文件材料按归入卷宗的先后顺序，在文件目录上登记,在卷宗里依次存放。

文件目录放在卷宗内首页位置。

（二）平时归卷的灵活处理

当某一条目的归卷文件材料太多时 , 应增加卷宗。

当文件材料因没有相应的条目无法归卷时，可将文件材料暂时放入“待归文件”的卷宗里。

平时归卷实质上是对收集来的应归档的文件材料进行分类整理、鉴定和初步组合案卷的过程，也是积累、保管应归档文件的措施。

意义

(1)有利于文件材料的安全保存(2)有利于文件材料的查找利用

(3)有利于提高年终立卷的质量和效率三、五步突击分组“（五步分类法）”

有的机关如没有编制立卷类目，未进行平时归卷，对收集齐全的全年文书，甚至历年积存的凌乱文书进行突击清理立卷，应依循《文书立卷程序》的要求，实行“五步分类法”，按以下步骤，将全部文书逐项分开：

1、分。按文书形成或内容针对分开。

2、分级别。按文书作者与立卷机关的行文关系分成上级、下级、本级。对本机关请示与上级批复，或下级请示与本机关批复，为保持文书之间的紧密联系，则放在一起。

3、分机构。按本机关撰写或承办的部门分开。

4、分问题。按文书内容所反映的问题分开，注意优先保持内在的、本质的、有机的联系。

5、分期限。根据《文书档案保管期限表》的规定，按不同保管期限分开。

四、归卷文件材料的日常管理借阅利用

查找方法：

查阅归卷类目或收发文登记簿 → 查出归卷号 →文件柜和卷宗标签→ 卷宗 →卷宗内文件目录 → 所要借阅文件

借阅应制定有关规章制度，办理借阅手续，填写《文件借阅登记簿》文件借阅登记簿

定期检查

第五节文书按件整理与

《归档文件整理规则》

一、文书立卷改革的争论

文书立卷一直处于改革中，只是每个时期，改革的角度、幅度、力度不同而已。经过十几年的探讨，最后形成了两种做法、两派观点的争议：立“卷”派。

以“件”整理派。

改革思路：“简化整理、深化检索”

二、《归档文件整理规则》的出台

我国档案主管部门从1997初开始，着手《归档文件整理规则》的起草和修改，并进行反复的调研和论证，1998年成立课题组进行研究，历时四年的反复争论和修改，直到2000年12月6日才由国家档案局档案馆发布，并于2001年1月1日起正式实施。

《规则》的出台并未结束关于文书立卷改革的争论。中华人民共和国档案行业标准

归档文件整理规则

the arrangement rule of filing documents

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2015年国家档案局又发布新版da/t 22—2015 《归档文件整理规则》

（自2016年6月1日起实施，代替da/t 22-2000《归档文件整理规则》）

新版对旧版做了一些修改，并增加了一些内容。

标准适用范围扩展：纸质和电子文件材料（文书档案，其它类型档案参照执行）思考：

与传统立卷工作比较，新的文件归档整理做法有什么根本不同，你是如何评价的？《规则》中的“件”与“自然件”是否是一个概念？新旧版本《规则》有什么不同？

三、归档文件整理基本步骤（程序）将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等纸质归档文件还包括：修整、装订、编页、装盒、排架；

电子文件还包括：格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等。

1、组件

归档文件的整理单位－－件

自然件

非自然件

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿（包括历次修改稿）为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，正本与翻译本，中文本与外文本为一件

转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，简报、周报等材料一期为一件；

会议记录一年一本的，一本为一件；

注意：

来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。文件排序

纸质文件修整并装订

归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制（如传真件）。

按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；

正文在前，附件在后；

原件在前，复制件在后；

转发文在前，被转发文在后；

来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；

文件处理单在前，收文在后；

汉文文本在前，其它文字文本在后。

应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。装订的材料不能包含或产生可能损害归档文件的物质。

禁止使用：回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封

永久保管的归档文件宜采取线装法装订直角装订

缝纫机轧边装订 “三孔一线”装订

使用不锈钢订书钉、浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。定期保管的归档文件

需要向综合档案馆移交的，装订方式同永久保管。

不需要向综合档案馆移交的，可同上，也可使用不锈钢夹或封套装订。纸质文件编页

一般应以件为单位编制页码。逐页编制。

标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。可以保持原有页码不变：已印制成册并编有页码的；

拟编制页码与文件原有页码相同的。

2、归档文件的分类一般采用三级分类：

—机构（问题）—保管期限、—保管期限—机构（问题）—保管期限等两级分类

可用于规模较小、公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位

按分类

将文件按其形成分类

按保管期限分类

将文件按划分的保管期限分类。

按机构（问题）分类

将文件按其形成或承办机构（问题）分类。

3、归档文件的排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

注意：

确定最低一级类目

如：在 —机构（问题）—保管期限分类方案中

保管期限即为最低一级类目

4、编号、加盖（生成）归档章

归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。

在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

档号结构

档号：z109-ws·2011-y-bgs-0001

档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·-保管期限-机构（问题）代码-件号。

上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识。

档案门类代码·：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“ws”标识。为文件形成，以4位阿拉伯数字标注公元纪年。

如“2013”。

保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“y”、“d30”、“d10”标识。

机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识。

如：办公室代码

bgs

件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。

应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

归档章构成

必备项：全宗号、、保管期限、件号、页数选择项：机构（问题）

5、编目

归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录

归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。

归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

序号：填写归档文件顺序号。档号：档号按照规定规范编制。

文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。

责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。

日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。备注：注释文件需说明的情况。

注意：

归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用a4幅面，页面宜横向设置

除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面

归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。

纸质归档文件装盒

将归档文件按顺序装入档案盒填写档案盒盒脊及备考表项目。

注意：

不同、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。视归档文件的总厚度选择厚度适宜的档案盒。

档案盒只是归档文件的装具，不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内。

起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；

盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。备考表式样

备考表项目：盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。整理日期：归档文件整理完成日期。

检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。检查日期：归档文件检查完毕的日期。

纸质归档文件排架

上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。

按—机构（问题）—保管期限分类

每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。按—保管期限—机构（问题）分类

每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。

归档电子文件的整理要求归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目要求同上。

电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）等标准执行。

归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）等标准的应用系统。

三、两种整理方法的优劣比较(一)传统立卷方法优点 :

1、便于管理 , 不易散失。、在手工检索下 , 便于连锁查找。能够提高手工检索的查全率和查准率。

缺点 :

1、人为因素过多。其后果势必造成利用效率的低下。

一是易造成立卷思想的不一致。

二是案卷标题拟写复杂。

2、手工劳动量大 , 工作效率过低。、有时利用不方便。

(二)改革后的整理方法优点 :

优点：、新整理方法简单、易学、易用。

2、简化了整理工作程序 , 减少了不必要的手工劳动和财物的投入 , 提高了工作效率。、方法更适应计算机文档一体化管理需求 , 能充分发挥计算机存储量大、快速检索的优点，提高了档案检索利用的效果。

缺点：

1、档案实体易散失 , 不便于利用管理。

2、对于手工检索 , 利用时稍显繁琐。

3、排列编号易出错，修改麻烦。

4、档案归档检查、移交清点存在难度。

第六节归档工作与

不归档文件材料的销毁

《机关档案工作条例》指出：“机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案,交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。” 《公文处理办法》指出：“没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。”

一是归档

案卷归档，案盒归档编制移交目录

办理移交归档手续

二是不归档文件材料的销毁

一、编写移交目录

案卷移交目录是立卷部门对经过整理排列的案卷逐一编号登记所形成的案卷名册。归档文件移交目录（可用归档文件目录）

采用分散整理形式或者集中与分散相结合形式的机关 , 必须编制移交目录并办理移交归档手续。

归档文件移交目录

归档单位：

文件：

文件数量：永久

件，长期

件

短期

件，共计

件移交人：

接收人：

移交日期：

****年**月**日

移交目录应当编制一式两份(或三份）, 办理完移交归档手续后 , 移交双方各存一份。

二、办理移交归档手续

档案室接收归档的案卷、文件时 , 应当对照目录清点检查验收移交的案卷、文件，然后 , 交接双方填写档案交接文据并签字盖章 , 即办理移交归档手续。

(一)档案的接收

1.接收的范围

2.案卷、归档文件整理质量要求

3.接收时间

文书档案在次年 6 月底以前接收完毕。其它门类和载体的档案的接收时间 , 应按有关规定执行。

注意：

按活动结束时间归档按工作阶段归档随时归档

(二)办理接收归档案卷、文件的手续

档案室对归档案卷、文件检查验收完毕 , 交接双方应填写“档案交接文据”，并签字盖章。

档案交接文据，是在变更档案保管者或所有者的过程中形成的具有法律效力的文件。

档案交接文据一式两份分别由交接方和接收方保存。

档案室接收立卷（归档文件整理）部门的档案 , 双方填写了交接文据并签字盖章了, 立卷（归档文件整理）部门便完成了归档任务 , 档案室便对接收的档案负有不可推卸的责任。

三、不归档文件的销毁

文件材料的销毁 , 指将没有归档和存查价值的文件材料和资料经过价值鉴定和主管领导人批准进行定期销毁。

（一）确定需要销毁的文件材料

（二）定期销毁文件材料的时间

一般在做完归档工作之后销毁文件材料。

有人认为剔除的没有保存价值的文件材料在文书部门和业务部门保存一二年后销毁。

（三）销毁文件材料的方法、要求 1.清理鉴定。2.登记造册。

文件销毁登记表

文件销毁清册封面

文件销毁清册

编制人员：

批准领导：

销毁方式：

监销人员：

销毁日期：

3.审核批准。应销毁的文件材料登记后，应将登记表送秘书部门负责人审核，再送本机关主管领导人审核签批。

4.销毁。本机关主管领导人批准签字后，文件材料方可销毁。

(l)销毁的方式。

(2)严格执行监销制度。对保密文件实行二人监销制度,保证不丢失、不漏销、不泄密。个人不得擅自销毁保密文件。需要销毁的文件材料,不准当废纸出售给废品收购部门或个人。

5.签字存档。

文件材料销毁后,监销人要在文件销毁清册上注明销毁方式、销毁日期并签字。文件销毁清册应当存档。

档案整理的任务：

区分归档的档案全宗

对全宗内档案进行系统排列和编号

编制目录

建立档案实体的管理秩序、全宗（fonds）

全宗是一个具有社会独立性的组织或者著名人物在其社会实践中形成的全部档案。

组织全宗

人物全宗

二、立档单位（全宗形成者）

立档单位指形成全宗的独立社会组织或著名人物，也叫全宗形成者。

形成全宗的组织机关，称为“全宗构成者”。（1995年改为“立档单位”，二术语一直并用）

确认全宗，实质上是要确认立档单位，这就需要明确构成立档单位的条件。

(一)组织全宗立档单位的构成条件

（1）可独立行使职权，并以自己名义单独对外行文。

（2）设有会计部门或经济核算部门，自己可以编造预算和财务计划。

（3）设有管理人事的部门和人员，并有一定的人事任免权。

一个法人单位是一个独立的从事社会活动的组织，是一个立档单位。

(二)人物全宗形成者的构成条件

人物全宗形成者，应是主要以个人名义从事社会活动的著名人物，并且其档案较为完整系统地由档案室（馆）保存。

问题：区分全宗

某年5月，某市政府撤销第一轻工业局和第二轻工业局，将两局合并组成某市轻工业局。某市的一轻局、二轻局和某市轻工业局的档案是属于1个全宗还是2个或3个全宗。

三、全宗（立档单位）的区分

1、一个独立的机关、企事业单位内部机构的党组织、团组织、工会和行政机构的档案构成一个全宗。

2、新成立的机关（单位），一个机关（单位）分为两个以上的机关（单位），几个机关合并为一个机关（单位），一般都应分别建立新的全宗。

3、一个机关（单位）改变了领导关系或名称，但其工作性质和业务范围末发生变化，仍继续原来全宗。

问题：区分全宗

4、临时机构一般不建立全宗，其档案应纳入其主管机关全宗，但属于政府、党委直接领导、执行全局性任务，为期较长的机构应建立全宗。、全宗号

全宗号是档案馆（室）给定每个全宗的代码。

如：j004

用四位代码标识，第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。第二节

档案的系统排列及编目

档案的系统排列即按一定的方法，确定不同类档案和类内档案的前后次序和存放位置。

编目是指对一个全宗内系统排列后的档案，将文件或案卷逐一登记到案卷目录或文件目录上的工作过程。

编成的目录是最基本的档案检索工具。

编目分为两种情况，一是按《归档文件整理规则》编文件目录；

二是编案卷目录

一、全宗内档案的排列

指按照档案分类方案和整理归档文件的要求对归档档案进行系统排列，以确定全宗内档案的顺序。

要求：保持档案文件的历史联系，便于保管和利用。

（一）排列各类档案应当注重以下几点：（1）不同载体的档案分别单独排列。（2）不同门类的档案分别单独排列。（3）不同保管期限的档案分别单独排列。

（4）按照结合保管期限的复合式分类法和档案分类方案中类的顺序排列。

二)类内档案排列

若移交时各类内档案采用的排列方法合适，就不必对类内档案文件重新排列；

若原来的排列顺序不合理，应进行调整或重新排列。

二、案卷目录的编制

案卷目录是按照案卷号的顺序逐卷地登记案卷的有关特征而编制成的表册。

编制目录前，应当先对系统排列的归档档案进行统一编号。

（一）编案卷号

对排列后的案卷编流水顺序号，案卷的顺序号称案卷号。

注意：案卷号应在001-999号以内，超出999号时应从头编案卷号序列。

－期限－机构分类法文书档案案卷编号

使用分编卷号法，文书档案每年要编制永久、长期、短期三个案卷目录。

使用统编卷号法，文书档案需要若干年编制永久、长期、短期3册案卷目录。

使用“－期限－机构”分类法的案卷目录二)案卷目录的结构成分封皮目次序言

简称表案卷目录表备考表

填写案卷目录表

编写目次编写序言编写简称表

简称表指本册案卷目录里所用简称与原称（正式全称）的对照表。

例如

“装行办－装饰行业办公室”

如果只需要介绍少数的简称与原称，可以在序言里交待。

编写备考表

案卷目录里的备考表的栏目（目前尚无统一规定），可设置：情况说明、编制人、编制时间。

填写案卷目录封面

案卷目录封皮采用规格为275mm×190mm（长×宽）的漆皮或塑料面夹板纸。

将案卷目录装订成册

封面－目次－序言－简称表－案卷目录表－备考表。

三、编案卷目录号

案卷目录册的代号，即案卷目录号，简称目录号。

注意：

1、一全宗内不应有重复目录号，即一个目录号应当对应一册案卷目录。

2、目录号可以3位阿拉伯数学标识。档号是档案实体管理编号的总称（以字符形式赋予档案实体、用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。）主要包括：全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、号、保管期限号、案卷号、件号、页（张）号、间隔号等。

档号编制得合理、清楚是档案实体管理有序的标志之一。

二、档号的结构和编制方法

档号采用层次码，即以档案实体分类的从属、层次关系为排列顺序的代码。

档号结构大致可分为以下几种：（1）全宗号——案卷目录——案卷号——件或页（张）号

（2）全宗号——类别号——案卷号——件或页（张）号(3)号——类别号——案卷号——件或页（张）号

(4)全宗号——档案门类代码——号——保管期限号——件号

（5）全宗号-档案门类代码--保管期限-机构（问题）代码-件号。

类别号：由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成代码标识。

类别号应根据档案的内容及数量设置，一般不超过三级。类别之间可用间隔符“.”，“—”分开。

需要时可在类别后注明项目代号，项目代号可引用产品、工程、课题、设备等的代字或代号。

第四章

档案的保管工作

档案保管工作，指根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全防护措施。

第一节

保护档案的方法与措施

一、档案损毁的原因

1、人为损毁：

（1）政治斗争及其他各种原因，对某些档案文件进行有计档案学论文字篇五

第一章

档案概论与档案现象

第一节

档案的定义及其分析

一、对已有档案的定义剖析

（一）直观描述型档案定义的优势与劣势定义：档案是某种文书、文件或文书材料

优势：直观，易理解，能让人在现实生活中识别什么是档案（档案大部分是由文书、文件转换而来。档案的实存形态主要是过去的文书、文件。）

劣势：没有从档案在社会生活中的根本作用、价值等角度去揭示档案的本质所在

（二）抽象揭示型档案定义的优势与劣势

定义：档案是一种信息或历史记录、原始记录、记忆工具优势：有利于人们对档案本质的深入认识与揭示

劣势：抽象度较高，理解难度大，确指性差，易产生学术分歧

二、档案的本质及其定义表述

1、档案的本质特性：档案本质是社会生活的原始记录，即原始记录是档案的本质特性档案的定义：

①国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成有价值的各种形式的历史记录（中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》）

②档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固定化信息（档案是清晰、确定的原始记录性信息）

③“社会记忆”说。认为档案的本质是“社会记忆”或“人类社会文化的历史记忆”

④“归档保存”说。认为档案的本质是有意识的“归档保存”或“保存备查”

⑤“积累物”说。认为档案是“一种文化的积累”

⑥“副产品”说。认为档案是社会活动过程中形成的一种“副产品”或“分泌物”

三、对档案定义的理解

（一）社会性

档案是人们在社会生活中直接形成的，其内容是对社会活动的内容、过程及结论的原始记录，而非自然界的产物。

（二）历史性

从时态上讲，档案时已经形成的，而不是正在形成或尚未形成的东西

“让过去告诉现在”“让历史告诉未来”

（三）确定性档案内容信息具有清晰性、确定性，依附于一定的物质载体形式而存在的，二者缺一不可

没有载体形式的原始记录（如人的口语）不能为档案

没有清晰、确定的信息内容的原始记录（如纯粹的文物，器具）不能为档案

（四）原始记录性

档案是人们在社会生活中直接形成的原始性信息记录，对以往社会活动具有直接的原始记录作用

例：文章、图书不是档案，但其手稿、书稿即是档案；报刊不是档案，但其文稿和发排稿是档案；电影，电视节目不是档案，但其脚本、场记、拍摄图片、播发稿等记录物是档案

从信息论和人类之所以保存、使用档案的心理根源及实践需求讲，档案实际是人类追求信息的确定性、可靠性的产物，是社会实践必须有确定、可靠地信息支持方能有效进行的现实需要产物。

档案的本质特性——原始记录——不仅是档案区别与其他事物的根本所在，而且从根本上决定着其管理方法的基本取向

当今世界各国均以“来源原则”为核心的历史主义方法作为管理档案（尤其实体）的基本方法

四、档案的实存形式及其形成过程

（一）档案的实存形式

档案的实存形式是指档案在现实中具体存在形式，也就是在各种各样的具体事物中，究竟什么东西是档案的属性，什么是档案，什么不是。

凡是对历史事实具有某种清晰，明确的原始记录作用的东西都是档案的实存形式，均可成为档案。

档案的实存形式：a、文书，文件类

b、非文书类：文稿、书稿、录音、录像制品、文件的底稿、照片的底片、图纸的底图、影片的母片等一般被认为是程度最高的档案。

（二）档案的形成过程

档案的形成过程是指各种形态的文件，从被制出来到被作为档案正式保存并发挥档案作用的

过程

档案形成的过程有两种类型： a、在其被制作时就是档案，制作者有明确的档案意识，其制作的目的就是让其在时间上传递，为日后的查证、使用，为自己或后人留下明确的历史记录。如：个人档案、会计凭证、日记、照片、录音、墓碑等。优势：制作材料较好、耐久、格式严格、规范、便于长久保存且留存状况较安全、完整。

劣势：内容难以客观、真实，有虚假不实甚至有作伪、抑恶扬善、报喜不报忧等内容偏差、错误。

b、被制作时并不是档案，无档案意识，其目的是为解决处理现实生活、工作中的具体问题。途径：处理——鉴定——立卷归档优势：内容较客观真实

劣势：材料质地、耐久性差，书写不规范、留存不好

五、档案的真实可靠性

（一）档案的内容若没有失误、歪曲、作伪之处，那么在同一历史事实均有记载的各种信息中是最真实最可靠的

（二）档案若有失实、歪曲、作伪之处，那么失实、歪曲、作伪之处乃至伪造，这之一客观事实也恰恰是有档案这一实存形态来已记录，固化并示之于世人的，它依然有其另一意义上的真实性与可靠性。

因此，档案只要其自身存在就没有“假”的，而都是真的，“假”的也是“真”的第二节档案与相关事物的关系

一、档案与信息

档案信息是信息的一种存在形式，档案是人类社会的一种重要信息资源

档案是一种最真实最可靠最权威性与凭证性的原生信息资源信息的确定性与可靠性是信息的根基所在，没有确定性和可靠性就没有价值

档案是一种最重要的信息，档案是人类所拥有的一种非常重要的信息资源

二、档案与文献

区别：

1、本质不同。档案是社会的原始记录，是第一手的原生信息；文献则不论是否是原始记录，都可成为文献

2、文献注重历史文化价值，档案则既注重历史文化价值又注重现实性的查考，实用价值

3、文献内容一般系统、完整，档案则包括大量的片段、零星记录在内。如测试记录、发票、账单、登记表单等

三、档案与文书

文书因其定稿具有较强的原始记录性，可直接转化为档案区别：

1、档案的实存形态不仅仅是过去的文书，还有大量非文书一类的原始性记录物，同时过去的文书只有原始记录性强、查考价值高且处理程序完毕的

2、文书虽然有原始记录，但原始记录并非文书的本质，其本质是人们处理、解决现实性具体事务、问题信息的传递工具；档案本质是以往社会的原始记录，主要是在时间上的传递

四、档案与图书

区别：

1、本质不同。图书的本质是系统知识的结晶，是人类对自然及社会现象进行系统认识研究的结果

2、社会功能不同。档案是解决现实中的实际问题，为了解、研究历史事实，图书是为了学习系统知识，陶冶情操

3、图书记载不是直接原始记录，经过加工的系统知识

五、档案与资料

资料是一个相对性、动态性极强的概念，其外延极为广泛；档案可被视为资料，但资料不能

作为档案看待并使用

六、档案与文物档案因其既有原始记录的作用，又有突出的历史文化作用，可看作是文物，但文物不能称为

档案；大部分文物是实用性物品，其所记录的历史事实的内容、信息是不清晰，不确定的

第三节档案的种类档案分类涉及三个层面：

一、对档案的认识性分类（概念分类）即档案的种类认识

二、档案实体的管理性分类（实体分类）

三、档案内容信息的管理性分类（信息分类或检索分类）

（一）公务档案与私人档案

公务档案：主要是过去的公务文件，如法律、法规、行政公文等私人档案：主要是日记、文稿、账单、票据、笔记、信函等私人档案中的公文档案：私有组织（企业或事业单位）

（二）历史档案与现行档案

历史档案：形成时间早，离现在较远且主要起历史文化作用现行档案：形成时间晚，离现在较近且主要起现实考查作用

（三）文书档案、科技档案与专门档案文书档案：实际指行政管理档案，在社会行政管理活动中形成的，实质突出行政性、政治性

科技档案：在科技、生产活动中直接形成的具有一定保存价值的科技文件。如图纸、设计任务书、科研报告

专门档案：通过创造性劳动选择并保存下来以备考察的各种专门文件组成的有机系的总称

（四）中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案、旧政权档案

中华人民共和国成立后的档案：指1949年10月1日中华人民共和国成立之后形成的国家所有的档案

革命历史档案：1949年10月1日中华人民共和国成立之前有中国共产党及其领导的军队、政权、企事业单位、社团等社会组织及个人所形成的归国所有的档案

旧政权档案：指1949年10月1日中华人民共和国成立之前除了革命历史档案之外的所有归国家所有的档案

（五）纸质档案与非纸质档案纸质档案：以纸张为载体的档案

非纸张档案：新型载体档案（声像或音像档案：照片、影片、录音、光盘、录像）、电子档案

第二章

档案的源流

档案的起源和演变发展与人类社会物质文明、精神文明的发祥和进步程度密切相关，反映了人类记忆发展脉络和水平。

第一节

档案的起源

一、档案起源诸说

中外档案起源观点：

（一）文字是产生档案的必要条件

（二）文字和国家的出现是档案产生不可缺少的条件

（三）以原始记事方法形成的记录就是

档案（结绳、刻契、编贝、结珠、图画等）

历史事实表明，档案是人类社会发展到一定阶段的文明产

物，档案是人们社会实践活的原始

记录

二、中国档案的起源

中国古代文字的产生和应用不仅标志着中国古代社会文明的发展水平，而且为产生文字记录的档案提供了重要的条件。

（一）仰韶文化陶器上的符号

（二）龙山文化甲骨文

（三）大汶口文化陶尊上的符号

三、外国档案起源

（一）古埃及石刻档案、纸草档案、泥板档案

（二）幼发拉底河和底格里斯河楔形文字

从中外档案起源过程来看，档案是人类历史发展到一定阶段的产物，它的形成经历了一个长

期发展的过程，他以社会的生产发展和人类交往的扩大及文

字的发明为基础产生于原始公社

向奴隶制过渡的时期

第二节

档案的演变

一、纸张前的中国档案

1、甲骨档案

2、金石档案

3、简牍档案

4、缣帛档案

二、纸张前的外国档案

1、石刻档案

如：梅腾自传（迄今为止最早的传记性档案）

巴勒莫时刻（埃及最古老的纪年石刻档案）

汉谟拉比法典（两河流域阶级社会第一部完备的成文法典）

2、泥板档案

如：拉伽什泥板、西帕尔泥板、哈图萨什泥板、埃勃拉泥板

3、纸草档案

如：哈里斯大纸草（是以出土之草档案中最大的一件）伊浦味陈辞

4、羊皮档案

如：美国第一部宪法、独立宣言、人权宣言

5、蜡板档案

6金属档案

如：罗马“十二铜表法”

7、棕榈树叶档案如：贝叶经

8、桦树皮档案

如：婆罗门手稿、白桦树皮请愿书（美国1849年）

三、纸质档案、音像档案、电子档案

（一）纸质档案：

1、由于经济实用，书写和印刷方便，档

案数量大为增长

2、随着档案数量的增长和传递频繁，档

案管理活动的复杂程度也加大，这使档案的鉴定、分类、保管、编目等工作都

提出了性的要求，很

多国家档案管理的科学化、规范化程度提高

（二）音像档案（声像档案或视听档案）

1、音像档案具有更强的直观性

2、易受光、热、潮湿、污染物等环境因素影响，记录在其

上的音像信息会随载体的损失而

失真、减弱甚至消失

3、易于复制，对母本的认证以及对文件件的原始性、真实

性的鉴别需要专门的程序和技

术

（三）电子文件/电子档案

凡作为“档案”接收和保存的电子文件均被称为“电子文件”

而不是“电子档案”

特征：信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体

之间的可分离性、信息的可变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性以及信息的可

操作性等

档案发展方向：高密度、易传递、易查找、多媒体

第三章档案的价值与作用

第一节

档案的价值与作用概述

（一）档案的价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用性，它是主体（档案利用者及其利用需求）与客体（各不同时代产生的各种类型载体内容档案）之间的关系范畴

档案价值作为一种关系，是主体需要和客体属性的统一结合，主体的需求构成档案价值的前提条件，而客体的属性是构成档案价值的基础

档案价值关系在社会活动中的具体体现就是档案的作用，档案的作用通常是指档案对人们从事的社会实践活动的影响 “价值”通常是从总体上，一般意义上表示档案的有益性、有用性，而“作用”往往是从具体的、个别的意义上表述档案的有益性、有用性。

档案具有比较稳定的特征，而作用则可以根据社会的发展需求的变化呈现出多种形式，但二者实际上都包含了档案及其属性、主体及其需需要（或社会需要）两个方面

第二节

档案的价值形态

档案的价值形态是指档案价值的具体表现形式

（一）档案的凭证价值和情报价值凭证价值

1、档案是历史的真凭实据，他的这种可资为凭的特征构成档案的基本价值之一——凭证价值

2、档案的凭证价值是档案不同于其他各种资料的最基本特征

3、档案是确凿的原始材料和历史记录，它可成为查考、研究和处理问题的依据，认定法律权利、义务与责任的证据以及政治斗争、外交斗争、和教育人民的工具

4、档案之所以有凭证价值是由与档案形成的过程中及其结果的内容和形式特点决定的从内容上看：它是从当时直接使用的文件转换而来，并非事后使用另行编制的，因此他客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据

从档案的形势与特征来看：文件上保留着真切的历史标记

情报价值

档案是事实、知识和经验的记录，他的这种可靠的、广泛的、可资参考的特征，构成了档案的又一基本价值——情报价值档案记录了历史活动的事实和经过，也记录了人们在各种活动中的思维过程，所以它能给人以互有联系的、系统的、广泛的情报信息

档案的情报价值体现在不同层次的档案集合中：

1、体现在一个档案馆（室）以致国家档案馆的档案材料中

2、体现在一定数量文件的单位组合中

3、体现在同一文件的不同稿本或同一稿本的修改墨迹中

（二）档案的现实价值和长远价值

1、档案的现实价值又称为现行价值，是指档案对现实的社会实践活动锁具的有用性

2、档案的长远价值是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长的时间中能够满足社会各方面需要的性质

（三）对于形成者的价值和对于社会的价值

1、档案对于其形成者所具有的价值类似于文件的第一价值，其价值主体是档案形成者

2、档案对于社会的价值类似于文件的第二价值，其主体是非档案形成者

文件的双重价值指其文件的原始价值和从属价值或档案价值

第三节

档案的作用

（一）行政作用

档案是一个政府借以完成其工作的基本行政工具，是政府赖以建立的基础

档案中包含机关、企事业单位行使职能的法律依据、处理事务的结果、重要事实的记录和大量的工作经验，各级机构需要借助这些依据和经验去制定政策，处理社会、组织、程序等方面的问题

（二）业务作用

1、档案记录了各行各业的运营发展的有关情况、成果、经验和教训，是以往业务活动的记录和继续开展业务活动的条件

2、在各项业务活动中形成的档案，不仅可以维持业务活动的正常进行，有时还可以产生明显的社会效益和经济效益

（三）文化作用

档案的文化作用主要是人类所创造的一种宝贵的精神文化财富，以及它对与人类社会文化的积累、传播、发展与进步所发挥的各种功能

1、档案是民族文化积累的集中的体现。档案是一个民族、一个国家历史真实的记录，是民族文化的“根”和民族文化心理的情感寄托

2、档案是历史文化的积累。档案中凝聚了历史经验，蕴涵着社会和事物的发展规律，档案的保存和流传实质是人类文化的延续

3、档案是文化创新的基础。这不仅表现在人们可从档案中吸取历史文化的精髓，作用于社会意识形态，形成新的文化价值判断，也表现为人类可以在借鉴已有文化成果的基础上创造新的文化

（四）法律作用

档案的法律作用是指档案在解决争端、处理案件等活动中发挥的证据作用，法律作用是档案凭证作用的重要体现

1、在政治、经济、军事、外交、领土争端上档案的法律作用明显

2、档案在维护国家。集体、个人合法利益方面的法律作用也明显

（五）教育作用

档案是一种教育资源，他以第一手原始资料见长，详实的记录了人们创造历史的曲折历程和奋斗足迹，形象生动的反映了社会生活方方面面，其真实性不容质疑，具有不可抗拒的说服力和感染力

第四章

档案事业及其构成

第一节

档案工作的内容

档案工作包括：档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与交流工作

一、档案管理工作

档案管理工作是指用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业的工作

基本内容包括：档案的收集与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、统计和利用服务

二、档案的行政工作档案行政工作是以国家各项事业的需要为目标，对全国以及地方的档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导的活动。档案的行政工作的目的是不断调节档案事业系统的内部关系和外部关系，促进那档案事业的发展，为国民经济和社会发展服务。

档案的行政工作的主要内容是：以档案行政部门为组织协调中心，培训和提高档案工作人员的行政能力和水平，依法行政，通过调查研究和加强管理，完成规划制定、统一制度、行政监督、组织协调、业务指导和咨询服务的任务，提高档案的行政效率，从而促进档案事业整体水平的提高。

三、档案教育工作

档案教育是档案事业的重要组成部分，档案事业的建设需要发展档案教育，培养档案专业人才

（一）我国当年教育的历史与现状

1934年，私立武昌文华图书馆专科学校设立档案管理特种教席，标志着我国档案教育事业的问世，1939年该校兼办一年制档案讲习班，1940年正是该为两年制档案专科，1947年后又改为三年制，1946年3月殷仲麒等人在重庆创办一所私立充实档案函授（崇实档案学校）。

1950年9月至1951年1月中南军政委员会和湖北省人民政府曾联合委托原武昌文华图书馆专科学校开设档案训练班，1951年北京大学图书馆专科办过档案专科班，1952年辽西省委曾举办过档案工作短期研究班，1952年11月15日中共中央和政务院联合决定，批准中国人民大学设立档案专修班，这标志着新中国档案事业的正式创立，1953年7月改为专修科，1955年9月扩充为历史档案系，1974年被迫停办，1978年重新恢复并更名为档案系，1985年进国家教委批准成立了中国人民大学档案学院，成为全国档案教育与档案学研究中心和培训高等学校档案师资基地，进入80年代后，我国档案教育进入了一个大规模、实质性发展的阶段，至今我国档案基本形成一个多层次、多渠道的较为合理的全国档案教育网络体系。

(二)档案教育结构

档案教育的目的是造就不同水平、不同层次的各类档案专门人才。档案教育结构是一个多层次、多系列的复合结构从宏观上看，我国的档案教育体系一般包括高等教育（我国档案教育的核心部分）、中等教育、在职继续教育和社会教育四个部分

1、档案的高等教育包括研究生、本科生、专科生三个教育层次。

2、档案中等教育是培养初级档案管理人员、技术人员的主要途径，他办学的形式主要有中等专业学校、职业学校两种

3、档案在职教育是对以从事档案工作人员进行档案专业知识的提高性教育

4、档案的社会教育是指向社会各方面宣传档案学知识，增强档案的社会意识

四、档案宣传工作

（一）档案宣传的涵义

档案宣传是向人们传播档案、档案工作有关信息、思想，从而影响人们行为的过程

档案宣传工作的目的是通过宣传动员、教育和激励档案工作者，使他们积极投身于档案事业的建设和发展。同时，通过宣传扩大档案工作的社会影响，增强档案的社会意识，是社会各方面都能关心档案，重视和支持档案事业的发展，并有效的服务于社会主义现代化建设

（二）档案宣传的内容

1、宣传档案

2、宣传档案工作

3、宣传档案人员

（三）宣传档案的形式

1、口头宣传

如：举办各种座谈会、讲座、报告等

2、运用大众媒体传播

如：报纸、期刊、广播、电视等

3、档案陈列与展览

如：档案实物、照片、图标等

4、档案专业报刊

5、档案网站

五、档案科学技术的研究工作

档案科学研究工作是通过调查、观察、实验、比较、分析等手段，把档案工作实践的感性材料加以研究、提炼，上升为理性成果的一项创造性工作

我国档案研究工作的主要指导思想和根本任务：运用科学的世界观与方法论，理论联系实际，全面总结我国档案事业发展的经验，批判性的继承中外档案科学技术遗产，探索我国档案事业改革、发展的规律以及实现档案管理现代化的理论、技术与方法，为档案事业的进一步发展服务

我国的档案研究工作按其研究对象的性质划分包括以下内容：

1、档案科学的基础理论研究

档案科学理论基于实践又高于实践，因此理论研究具有前瞻性和引导性特点

2、档案科学的应用理论研究

档案工作是一项管理性、操作性较强的工作

3、档案科学的应用技术研究档案管理工作是一项专业技术性工作

六、档案国际合作与交流工作

参与档案国际交流与合作工作，是我国社会主义档案事业的一个重要组成部分，是发展我国档案事业的外部条件

第二节

档案工作的基本原则

基本原则：集中统一的管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于国家各项工作的利用

一、档案工作基本原则的内容

（一）全国档案工作实行统一领导、分级管理原则统一管理、分级领导，既是社会主义制度决定的也是档案工作发展的客观需要

第一，国家档案按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理

第二，全国档案工作在各级人民政府的领导下，有各级档案行政机构同意、分级、分专业管理第三，对党政档案和党政档案工作实行统一管理

（二）维护档案的完整与安全

维护档案的完整与安全是档案工作的基本要求

1、维护档案的完整

档案的完整包括档案材料收集齐全和整理系统两个方面

2、维护档案安全

档案安全包括档案的实体安全和档案的内容安全两个方面

（三）便于社会各方面的利用

我国档案工作基本原则的三个组成部分，是辩证统一的有机整体，统一领导，分级管理是核心，维护档案的完整与安全是手段，便于社会各方面的利用是目的

第三节

档案事业的管理体制

一、档案事业管理体制

档案事业管理体制是指档案事业管理的体系和组织制度，包括档案行政管理部门的设置及隶属关系，权限划分等

（一）分散式档案管理体制

分散制，指一些国家的地方档案机构不接受中央档案机构的领导、指导和监督。采用分散制的大多为联邦制国家主要形式有：

1、英国式

2、瑞士式

3、美国式

（二）集中式档案事业管理体制

集中制，指一些国家的地方按档案机构接受中央档案机构的领导、指导和监督

主要形式有：

1、中国式

2、法国式

3、瑞典式

二、我国档案事业管理体制的发展变化

变动的主要特点：档案事业由分散管理逐步向集中统一管理体制发展过度，集中式管理体制也处在不断完善之中

尽管我国档案事业的领导体制经历几次变化，但始终坚持党政档案工作统一管理的基本原则，重视党对档案事业的领导，重视政府部门对档案事业建设与发展的支持，这对我国社会主义档案事业的顺利发展具有重要意义

第五章

档案机构

第一节

公共档案馆

我国档案馆主要可以分为各级国家档案馆、专业档案馆（专门档案馆、部门档案馆）、企事业档案馆

一、国家档案馆

我国国家档案馆一般可以分为历史档案馆和综合档案馆两类，历史档案馆包括中国第一历史档案馆（主要保存明清中央机构的档案）和中国第二历史档案馆（主要保存民国时期各个政权中央机构档案）。综合档案馆一般隶属于各级党和政府，收集保存党和国家在各方面活动中形成的档案，根据其所处的层次不同，可以分为中央级和地方级两种类型，其档案馆数量众多，是我国国家档案馆和档案事业的主体

（一）综合档案馆的性质

我国国家综合档案馆是统一保管党和政府机关的管理部门，它既是党的机构，又是国家的机构

综合档案馆的科学文化事业性质，主要表现在：

1、从档案管理对象来看，它管理的是历史上政治、经济、军事、文化和科学技术等活动记录，是一种重要的历史文化遗产和精神文化财富

2、从档案馆的活动方式和工作成果来看，档案工作一项研究性工作

3、从档案管的职能来看，他不仅肩负科学管理档案的重任，而且致力于社会文化服务工作，在繁荣国家文化事业、促进社会进步和建设社会主义精神文明中具有重要的作用

（二）综合档案馆的基本职责与具体任务

基本职责：集中统一管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务

基本任务：1,、接收与征集各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学的管理

2、通过多种方式，积极的开展档案资料的利用工作

3、参与编史修志

二、专业档案馆

(一)专业档案馆的基本含义及其发展历史

专业档案馆是指国家专门管理某一方面或某一特殊专业和技术活动中形成的档案而设置的档案馆

我国的专业档案馆从设置形式来可以分为：全国性专业档案馆、地方性专业档案馆和某一专业系统建立的专业档案馆

我国最早建立的专业档案馆是1952年成立的集中管理全国地质档案资料的地质馆，1958年9月中国电影资料馆成立，同年测绘资料馆成立，20世纪60年代后又建立机械工业部档案、铁道部档案馆、外交部档案馆、测绘档案馆、气象档案馆、交通部档案馆、邮电部档案馆、中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆等一系列专业档案馆

专业档案馆具有专业技术性强、数量庞大等特点，这决定了对专业活动中形成的档案有必要进行集中统一管理。

（二）专业档案馆的类型

1、特殊载体档案馆

如：照片档案馆、电影资料档案馆

2、城市建设档案馆

城市建设档案馆是指在城市规划、建设及其管理工作中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料、3、部门档案馆

部门档案馆是指在某一专业系统内，为保管某类专门档案而设置的档案馆类型

如：外交部档案馆、公安部档案馆、铁道部档案馆、交通部档案馆等

第二节

内部档案机构

内部档案机构主要是在某一机关或组织内部设立的，保管本单位形成的档案，并作为本单位提供服务的档案机构，主要有企事业档案管、档案室两种类型

（一）企业档案馆

企业档案馆是20世纪80年代中后期以后出现的一种档案馆类型

1、企业档案馆的含义

企业档案馆是收藏和管理本企业档案的档案馆

a、企业档案馆具有档案馆的一般属性，企业档案馆作为档案馆的一种类型，应是保存企业档案的基地，是利用档案史料的中心

b、企业档案馆收藏和管理本企业档案 c、企业档案馆主要是服务本企业

2、企业档案馆的特点 a、综合性

企业档案馆是保存本企业档案的基地，企业管理中形成的档案有：党政工团文书档案、科技档案、会计档案、经营管理档案、生产管理技术档案等 b、专业性

企业档案构成中，科技档案所占比重极大 c、企业档案馆的职能 a、向本企业和社会提供服务

b、负责本企业档案的收集、整理、鉴定、保管和统计工作 c、编研档案信息，开发档案信息资源 d、宣传教育职能

（二）企业档案馆的设立企业档案馆设立应具备的条件：

1、企业必须是大型以上企业和企业集团

2、企业档案馆的设立必须考虑到企业档案工作的基础状况

3、企业档案馆在设置机构上应是企业的内部结构，经费由企业自行解决

4、企业档案馆在设立时可以考虑实现档案、图书、情报资料的一体化管理，从而实现信息资源的综合开发利用，有利于企业提高信息管理的效率

二、档案室

档案室是各机关统一保存和管理本机关档案的内部结构，是整个机关的组成部分，是属于机关管理和研究咨询性质的专业机构

（一）档案的性质

1、档案室是机关内部组织机构

2、档案室是保存档案的过渡性机构

3、档案室的主要任务是服务本机关

（二）档案室的作用

1、档案室是机关内部具有参谋和咨询作用的部门，他是机关工作的助手，为机关管理和机关职能活动提供必要的档案信息支持

2、档案室是全国档案工作的基础

（三）档案室的任务

档案室的任务是：集中统一的管理本机关各部门形成的各门类和载体的全部档案，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料

1、对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督

2、负责管理本机关单位的全部档案和相关材料，并积极组织提供利用

3、定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交

（四）档案室的类型

1、普通档案室

普通档案室即机关档案室、文书档案室，主要负责管理机关的党、政、工、团文书档案

2、科技档案室

科技档案室是指保管科技档案的专门档案机构

3、音像档案室

保存照片、影片、录音带等特殊载体的档案室

4、人事档案室（干部或职工档案室）

5、综合档案室

这是机关建立的综合性档案管理机构，他统一管理本机关形成的各种普通档案、专门档案和特殊载体档案

6、联合档案室

在同一市镇内的一些机关联合起来设置一个档案机构，负责保存和管理这些机关形成的档案

7、档案信息中心

将档案、图书、情报一体化管理，在原有的图书机构、档案机构、情报机构的基础上设立的统一的信息管理实体机构

第三节

档案行政机构

一、档案行政机构的责任与任务

1、档案行政机构的职责

档案行政机构是党和国家指导和管理档案工作的部门，由于我国党、政档案工作实行统一管理，因而各级档案机构及适当的机构又是国家机构。

档案行政机构的基本职责：在统一管理党指导、政档案工作的原则下，分层负责的掌管全国档案事物，对全国档案工作实行监督、检查与指导。

2、档案行政机构的具体任务

a、拟定档案工作的规章、办法，建立国家档案工作制度，制定档案工作的发展规划

b、指导和监督各机关、部门、团体、企业、事业单位的档案工作；规划和筹建档案馆，在业务上指导档案馆工作 c、研究和审查有关档案保存价值、档案保管期限的原则和标准，监督和审议有关档案的销毁问题

d、组织和指导档案工作业务经验交流、档案工作干部专业教育和档案科学研究

e、组织和参与档案工作的国际研究

二、档案机构之间的关系档案室、档案馆和档案局是我国档案机构的三种基本类型。三种档案机构之间的关系：上级档案行政机构对下级档案行政机构具有业务上的指导和监督关系；档案行政机构对同级档案行馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督关系；机关档案室和档案馆之间具有档案交接关系，各级各类档案馆（室）之间均无隶属关系，但有一定的协作关系

第四节

新型档案机构

一、文件中心

（一）文件中心的涵义及产生的背景

1、文件中心的涵义

文件中心是一种社会文化、集约化和专业化的档案管理机够

2、文件中心产生的背景

诞生于二战期间，政府文件量急剧膨胀，大大加重了文件管理的负担，为保护文件档案，在档案界的倡导和支持，美国军事部门创建的一种新型文件管理机构——文件中心 1988年我国甘肃永靖县成立第一个文件中心

（二）文件中心的特征和特征

1、文件中心的特征

a、文件中心主要是一种实体性管理机构

b、文件中心是一种社会化、集约化和专业化程度较高的档案管理机构 c、文件中心对其保管的处于休眠阶段的文件只有保管权，无所有权，文件的所有权仍属于形成机构

d、文件中心是介于文件形成者与档案馆之间的一个中间性机构，他要对双方负责

d、文件中心可以同时承担文件管理咨询与培训职能

2、文件中心的类型 a、政府性文件 b、商业性文件

二、档案寄存中心(一)档案寄存中心的涵义

档案寄存中心是指由国家综合档案馆或其他独立法人设立的，为各类企业、社团以及个人提供档案寄存有偿服务的机构。

（二）创办档案寄存中心的背景

1、国企改革中，国企档案存在管理不善乃至无处可归的情况

2、非国企档案管理大多比较混乱

3、社会团体和个人不具备档案保管的充分条件

三、档案事务所

（一）档案事务所的涵义及其产生的背景档案事务所是适应近年来我国档案工作中出现的一些新情况而建立的一种新型档案机构

背景：

1、档案业务数量增加，档案行政部门不堪重负

2、档案行政部门人员编制少，档案局不能完全履行职责

（二）档案事务所的服务对象和服务范围

对象：企事业单位、行政机关、社会团体、个人等等范围：指导、咨询、档案整理、装订，档案抢救等等

（三）档案事务所的性质及其管理

档案事务所是独立经营、独立核算、自负盈亏的企业型单位

四、现行文件资料中心

（一）现行文件资料中心的涵义及其管理

涵义：现行文件资料中心也称“现行文件阅览中心”“现行文件开放中心”等，他是公共档案馆在收集、集中政府机构现行文件的基础上，以政务信息公开为基础任务，方便社会各界，特别是普通公共查询、了解政府在社会事务管理各方面现行政策规定的内部机构。

（二）现行文件资料中心的运作机构与发展前景

1、从其运作来看，其基础工作：a、收集、集中一批与用户查询要求有关的法规性和政策性的现行文件或现性文件信息；在收集、集中现性文件的基础上，对现行文件保密与非保密的界限进行审查从其发展来看，需进一步解决的问题：进一步确认现行文件资料中心的合法性地位；建立现性文件报送、收集和管理的常规性与强制性，保证现性文件开放活动的持久深入开展；制定合理的、科学高效的开放工作制度与管理规范，明确现行文件资料中心的权力与义务；尝试现性文件开放服务方式与手段的创新等

第六章

档案工作的特点、规律与发展

第一节

档案工作的特点、地位与效益

一、档案工作特点

档案工作的特点是指档案工作区别于其他事物的内在规定性。档案工作就其本质来说，是管理档案和开发档案信息资源为各项社会活动服务的工作

档案工作就其基本特点来说，是一项服务性、文化性、管理型、政治性与科学性的工作

（一）档案工作的服务性

档案工作对生产力的发展和社会全面进步有着不可低估的的作用；档案工作实现自身价值的这种特殊途径，决定了它是一项服务性工作；服务性是档案工作的基本属性之一，是档案工作赖以生存和发展的基本因素；档案工作区别于其他服务性工作在于它是以提供档案信息为社会实践服务的特殊服务工作

（二）档案工作的文化性档案工作，特别是档案馆工作在人类社会文化中的作用决定了其具有很强的社会文化性档案馆工作的文化性表现在：

1、档案室社会文化的组成部分，档案馆具有保存历史文化遗产的作用；档案信息资源是重要的生产因素、无形的资产和社会财富，档案馆作为社会文化的聚集地，汇集了具有重要文化内容的档案

2档案馆具有传播社会文化知识与信息的作用；档案馆是人类文化财富的宝库，必然在社会历史的各个阶段为一定的政治、经济、文化服务

3、档案馆具有社会文化教育的作用；教育是人类所创造的文化得以延续和发展的主要途径

4、档案馆具有发展科学文化的作用

（三）档案工作的管理性

档案工作始终都应以维护和确认档案的原始性为基本任务档案的管理性表现在：

1、档案工作是一项管理档案的专门业务

2、档案工作是信息资源管理的重要内容；信息资源管理是为确保信息资源的有效利用，以现代信息技术为手段，对信息资源实施计划、预算、组织、指挥、协调、控制的一种人类管理活动

3、档案工作是社会管理活动的组成部分

（四）档案工作的政治性档案工作是一种社会现象，在阶级社会中，档案工作体现这一定的阶级关系和阶级利益；首先，档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现；其次，档案工作的开放程度的大小也是档案工作政治性的之一；档案工作的机要性也是档案工作政治性的表现之一

（五）档案工作的科学性档案工作的科学性表现在:

1、档案工作是一项为科学研究和科学管理工作提供必要条件的工作

2、档案工作实践中包括着特殊的规律和丰富的科学内容

3、档案工作要大量运用现代管理科学的内容和信息技术的成果

二、档案工作的地位

档案工作在社会历史发展进程中占有十分重要的地位：

1、档案是反映人类社会实践活动的原始积累，是人类文明史的见证

2、档案是重要的信息资源，是实现科学管理的重要资源条件

3、档案作为信息资源的重要组成部分，也是一种重要的生产要素、无形资产和社会财富，他是推动经济发展必不可少的资源条件

三、档案工作的效益

档案工作的效益是指社会对档案工作的投入与档案部门社会档案信息需求的有效满足程度之间的比较关系档案工作的效益区别其他工作的特点表现在：

1、社会性

档案工作是一项提供档案、为社会服务的专门性工作（规定其效益具有社会性和公益性）

2、隐蔽性

3、滞后性

第二节档案工作的发展规律

一、档案工作的分化与整合规律

（一）档案管理一体化

“文档管理一体化”是指将目前机关中的“文书处理”和“档案管理”工作，整合成为一个即统一有分工、既有联系又有区别的管理过程

运用新技术对文书与档案管理流程进行重组有着极其重要的意义，具体表现在：

1、有利于将文件与档案管理作为一个整体进行总设计和通盘考虑从而提高文件管理质量

2、可以为文档管理一体化软件设计提供新的设计思想

（二）档案、图书、情报管理一体化

二、档案工作智能化发展规律

（一）运用电子计算机实现档案管理的自动化

（二）运用计算机及其相关技术和现代通讯技术，实现文件与档案信息资源的数字化及档案信息传递的网络化

（三）档案微缩化与档案保护水平的提高档案智能化带来的问题：

1、对档案的原始记录性提出新标准

2、由于电子文件的证据性尚无保障，管理方法亦无规定，其内容的原始性通常要借助于形式的原始性来证实和确认，原件成为集两种原始性于一身的代表

3、来源原则又成为档案学者关注的理论热点

4、档案管理工作中前端控制思想的提出

5、文件管理体制和档案部门的职能将可能发生变化

三、档案工作发展与社会环境变化互动性规律档案工作发展与社会环境变化互动规律表现在：

1、社会环境状况影响和制约着档案工作的生存与发展

2、档案工作也在参与社会事务的工程中，也对社会环境变化，特别是社会精神文明与物质文明的建设作出的贡献

（一）影响档案工作生存与发展的社会环境因素

1、社会物质生产与档案工作

社会物质生产活动不断对档案工作提出新的任务与要求物质生产的发展决定着档案工作的基本物质条件和技术条件

2、社会经济政治制度与档案工作

社会经济政治制度决定着档案工作的目的和性质社会经济政治制度决定了档案工作的基本原则

3、科学文化事业与档案工作

科学文化的繁荣使人们在科学研究和各种创造性劳动中产生了更多的档案信息要求，从而对档案工作提出了新的要求科学文化活动的发展能够推动档案学理论的研究与普及，档案在良好的科学文化环境中，能够与其他学科相互推动、相互影响，加快发展步伐

科学文化事业的发展能够为档案工作提供新的管理理念和科学技术

4、社会档案意识与档案工作

档案意是人们对档案和档案工作的认识水平与敏感度

社会的档案意识作为一种观念存在，是现实社会发展水平的反映我国社会档案意识淡薄表现在：

1、重视档案的史料价值，忽视档案的决策参考价值

2、重视档案的凭证价值，忽视档案的情报价值

3、不少管理者将档案工作看作一种单纯消耗性、辅助性和事务性的工作，对档案工作缺少必要的投入

（二）档案工作的社会贡献与档案部门的公共关系

1、档案行政机关的职能拓展需要良好的公共系

2、档案馆的科学文化性质决定了档案部门必须建立良好的公共关系

3、机关档案业务的扩大需要良好的社会公共关系

4、新时期档案事业的发展需要树立档案部门的良好形象，开展公共关系建设

档案部门公共关系活动开展途径：

1、利用档案工作系统内部的专业报刊和系统外的大众传媒工具进行档案宣传活动

2、通过策划新闻事件制造公关时机，扩大档案工作的影响

3、定期联系社会公众，协调各方面的关系

4、宣传档案工作的效益

四、档案工作的社会变化发展规律

档案工作的社会发展规律表现在：随着人类社会活动领域的扩大、社会分工的细化和社会文明程度的提高，档案的来源与形式日益广泛和多样，档案信息服务逐步社会化，档案管理越来越具有广泛的社会意义

档案服务信息的社会化是指档案部门在保证国家和公民个人的根本利益不受损害的前提下，最大限度、最大范围地向社会各方面提供档案信息

第三节档案工作的国际合作与交流

一、档案工作国际合作的基本形式

（一）参加国际理事会组织的活动

国际档案理事会是国际性的档案专业组织，1950年8月成立，总部法国巴黎

任务：定期召开国际档案大会；建立和加强各国档案工作者之间以及档案管理有关的机构、团体之间的联系等

（二）国家间建立双边的档案工作合作关系

（三）开展国际档案学术交流活动

二、收集散失档案、解决国际档案纠纷的档案学理论基础和国家法律依据

档案是一个国家和民族的历史文化遗产，又是维护国家主权和历史面貌的重要工具

（一）收集散失档案的档案学理论基础

1、“来源原则”或“全总完整原则”

2、职能所有原则

3、主权追溯原则

4、历史连续性原则

（二）档案归还原主权国的国际进展

第一阶段：1922——1954年提出战时不得占有他国的档案遗产和战后必须归还原主权国的法律依据

第二阶段：1966——1978年提出档案是属于文化财产的重要组成部分，并解决了流失档案归还原主权国的方法问题和理论问题

（三）国家档案保护、归属和继承问题的国际公约

1954年《海牙公约》、1970年《巴黎公约》、1983年《维也纳公约》

“三个公约”的特点:

1、各国对档案的保护、归属和继承问题有强烈的敏感性

2、档案的国际立法经历了从保护岛归属再到继承，每个阶段从开始到结束又都相隔了十余年

3、国际法的主体，即权利和义务的承担着是国家而不是个人，没有统一的立法机构和集中统一的强制执行机关

4、国际上涉及档案立法时，往往会论述或涉及档案和档案工作的新知识和新观点，这具有档案学理论和实践的研究价值

第四节档案信息化建设

一、档案信息化建设的涵义

档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务

二、档案信息的数字化

（一）档案信息数字化涵义与原则

1、涵义

档案信息数字化是指可利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库

2、原则

规范性原则、效益性原则、安全性原则

（二）档案信息数字化的内容和形式档案信息数字化的内容两个不同层次：

1、档案目录信息数字化

2、档案全文信息数字化

（三）档案信息数字化的困难

1、档案信息数字化的技术还不够成熟且不经济

2、数字化的对象问题

3、合作问题

三、档案网站建设

档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤，他是档案部门联系社会的重要窗口档案网站功能：

1、服务功能

2、宣传功能

3、交流功能档案网站的内容：

1、档案工作信息

2、档案机构信息

3、档案资源信息

4、档案利用服务信息

5、地方特色文化信息档案网站建设的问题：

1、目标不够明确

2、提供内容信息不够丰富

3、访问率较低对策：

1、设立龙头网站、门户网站、样板网站

2、逐步丰富上网档案信息

3、注重档案网站建设的策划设计，配备专门人才

四、数字档案馆建设

（一）数字档案馆的含义

数字档案馆是利用网络技术将分布不同档案机构的数字化档案信息资源，以网络化方式加以互相连接，提供及时利用实现档案信息资源共享，实质就是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境

（二）数字档案馆的特点

1、存在方式上的特点

数字档案馆不是一种物理存在实体，是一种无形的信息组织与利用环境

2、运行方式上的特点

数字档案馆运行方式是存取档案信息的网络化

3、功能定位上的特点

（三）数字档案馆与实体档案馆的关系

1、实体档案馆的馆藏档案是数字档案形成的基础数字档案馆形成的三要素：用户、档案信息资源、通讯网络

2、数字档案馆的出现对实体档案馆的馆藏建设提出新要求

3、数字档案馆为实体档案馆提供了新的管理和服务机制

五、档案信息化建设的基本对策

档案信息化建设以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以档案信息资源社会共享为目标

（一）制度完善

1、档案信息管理制度标准

数字档案信息的采集和存储标准：数字档案信息化建设的重要资源基础

数字档案信息的来源：伴随着管理进程而形成的电子文件与电子档案；对纸质档案的数字化转换

档案信息网络标准：档案信息网络建设可以有三种类型，局域网、城域网、广域网

2、档案信息安全标准

档案信息内容安全、档案信息载体安全、档案信息网络安全

3、档案业务技术标准

业务技术标准是对电子文件、档案业务处理的规范，包括：档案信息化建设相关术语标准、资源的标识、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准

（二）资源建设注意问题：

1、确定纳入档案信息化目标的信息类型

2、档案信息数据库的的共建

档案信息数据库包括目录数据库和内容数据库

（三）强化管理

1、信息化咨询监理机制的建立

2、项目管理

3、规划制定

4、外包管理

（四）风险控制

1、组织风险

2、信息安全风险

3、知识产权风险